Nieodpowiednie przetwarzanie danych może mieć poważne konsekwencje: 7,5 procenta dokumentów ginie całkowicie w trakcie procesów organizacyjnych². W najlepszym przypadku skutkuje to jedynie spadkiem produktywności działu, gdyż pracę trzeba wykonać ponownie. W najgorszym – w zależności od ważności dokumentów – skutkiem mogą być straty finansowe lub problemy prawne.

– Naturalne są obawy dotyczące bezpieczeństwa, szczególnie w perspektywie wchodzącego w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Tradycyjne środki zabezpieczania treści biznesowych, jak na przykład szafka na dokumenty, nie mają już racji bytu. Na szczęście obserwujemy znaczny wzrost zainteresowania rozwiązaniami chmurowymi do zarządzania operacjami biznesowymi czy łatwego przechowywania i wyszukiwania dokumentów, w których już na poziomie architektury zostały wdrożone odpowiednie funkcje ochronne – tłumaczy Mateusz Macierzyński, IT/ECM Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Bez zastosowania wydajnego systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management, ECM) wyszukanie dokumentu zajmuje średnio 18 minut³. Pozytywnym sygnałem jest to, że ponad połowa firm (56%) dostrzega istotne znaczenie zarządzania informacjami⁴– dlatego usiłuje zautomatyzować procesy wykonywane manualnie połączone z klasyfikacją dokumentów, aby usprawnić wyszukiwanie i zadbać o ich bezpieczeństwo.

– Wdrożenie systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie pozwala zautomatyzować obieg dokumentów i ograniczyć wydatki związane z wymianą informacji nawet o 50 procent. Oprócz optymalizacji procesów czy uproszczenia wyszukiwania danych, systemy ECM pozwalają przede wszystkim zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa – mówi Mateusz Macierzyński.

Rozwiązania ECM wykorzystują kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być użyte przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania bądź logowanie się po godzinach pracy. Zapewniają również bezpieczeństwo wszystkich zarządzanych treści dzięki rygorystycznej kontroli dostępu.

¹ Statista; Prognosis on volumes of digital data generated on a yearly basis 2016 and 20
² Ecopapyrus; Document Management; 2017
³ Square 9; Enterprise Content Management; 2016
⁴ AIIM; Paper free – are we there yet?; 2016